為進(jìn)一步提高工作效率，提高信息化工作水平，促進(jìn)檔案管理的規范化、數字化、信息化建設，總公司擬于今年10月份引進(jìn)數字化電子檔案管理系統。
近日，總公司組織考察小組到濟南進(jìn)行檔案管理系統搭建工作的考察，標志著(zhù)總公司數字化電子檔案管理系統建設項目正式啟動(dòng)。下一步軟件供應商將開(kāi)展需求調研、系統開(kāi)發(fā)和部署及系統使用培訓等工作，預計項目在明年3月份完成系統建設。
隨著(zhù)社會(huì )信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案信息化的浪潮給各行各業(yè)都帶來(lái)了巨大的影響，傳統的檔案實(shí)體管理開(kāi)始發(fā)生改變，檔案信息化建設不僅僅是“升特”的需要，也是新時(shí)代檔案管理追求的目標。隨著(zhù)OA辦公系統的應用推進(jìn)，總公司的檔案信息管理系統建設也迫在眉睫。為做好軟件產(chǎn)品選型工作，總公司組織了考察小組對德州市檔案數字化管理先進(jìn)單位進(jìn)行了考察，并赴濟南檔案管理軟件系統開(kāi)發(fā)相關(guān)公司實(shí)地考察，詳細了解檔案管理數字化建設的優(yōu)越性和必要性。在此基礎上，總公司申請確定了電子檔案信息管理系統建設項目。
數字化電子檔案管理系統集五個(gè)便利于一體：一是為檔案調閱提供了便利。計算機查閱克服了紙質(zhì)檔案調閱的繁瑣程序，操作更加方便簡(jiǎn)潔；二是為檔案檢索提供了便利。在全國各地，只要有網(wǎng)絡(luò )的地方，都可以按工程編號、歸檔號、類(lèi)型等多種方式快速檢索查詢(xún)，能夠實(shí)現有網(wǎng)即查、隨時(shí)可查的效果，打破了時(shí)間和空間的局限；三是為檔案分組管理提供了便利。通過(guò)管理員的權限設置，保證各類(lèi)檔案在合理權限內不同程度的公開(kāi)；四是為檔案安全管理提供了便利。數字化處理后，能避免紙質(zhì)檔案的破損和丟失；五是為資源節約提供了便利。電子檔案的維護成本遠遠低于紙質(zhì)檔案，總公司還計劃將OA系統與電子檔案系統進(jìn)行數據對接，進(jìn)一步增強檔案處理能力。
總公司適時(shí)啟動(dòng)數字化電子檔案管理系統建設項目，對推動(dòng)檔案管理走向更加完善的軌道將起到積極的促進(jìn)作用，也為總公司的“升特”之路提供了有力支持。